Organiser un séminaire est loin d’être facile. C’est pourquoi nous avons décidé de rédiger cet article qui va vous permettre de réussir l’organisation de votre séminaire.

Le déroulement d’un séminaire d’entreprise

Le séminaire est un événement d’information, une sorte de leçon alternative au cours de laquelle des professionnels, experts d’un sujet précis, présentent leur point de vue ou partagent leurs découvertes sur un sujet donné. Les réunions durent en moyenne quelques heures, peuvent être divisées en plusieurs parties et peuvent être répétées sur une base hebdomadaire ou mensuelle.

Le thème définit sa durée, de même que les interventions sont structurées selon le programme général. Si le séminaire dure du matin au soir, il y aura des pauses appropriées en milieu de matinée et en milieu d’après-midi, en plus de la pause déjeuner. Pour participer, il faut généralement réserver par téléphone ou par mail, parfois en versant un acompte. Que vous deviez participer ou que ce soit à vous d’organiser un séminaire d’entreprise à Lyon, il faudra suivre quelques consignes pour ne pas faire d’erreur.

Les 4 étapes nécessaires pour organiser un séminaire

Pour que votre séminaire soit une réussite, suivez les conseils suivants :

Choisissez le thème

La première étape à franchiser pour bien organiser un séminaire est d’établir le thème de l’événement. Sans une vision claire de l’objectif que vous comptez organiser, il est futile d’y consacrer du temps et des ressources. Le sujet est le noyau central de la réunion et une fois établi, vous pouvez rechercher les intervenants à inviter et imaginer un ordre possible des interventions. Nous vous conseillons de ne rien prendre pour acquis et de prévenir les intervenants bien en amont pour minimiser les risques de mauvaises surprises ou d’absences de dernière minute injustifiées. Vous pouvez contacter vos invités en leur adressant un courrier ou un courrieren précisant le jour, le thème et la durée hypothétique de l’intervention.

Emplacement

Une fois le thème défini, vous devrez vous occuper de trouver un lieu adapté au nombre d’invitations attendues. Une grande salle avec une scène sera certainement utile pour que les intervenants soient visibles pour vous. Les hôtels  garantissent des chambres adaptées et des services supplémentaires adaptés, tels que parking et chambres, sans doute utilisés dans le cas où le séminaire dure plus d’une journée.

Équipement

S’ils ne sont pas disponibles avec le lieu que vous avez loué, ne désespérez pas, il vous faut : des micros, un vidéoprojecteur, un système audio adapté, rien qu’on ne puisse trouver ailleurs. Le microphone et le système audio ne sont pas nécessaires pour exposer et accéder au contenu, tandis que le projecteur est une aide précieuse pour l’orateur en fournissant un support visuel avec des écouteurs sur place.

Ordre du jour

Document d’importance fondamentale, à préparer avec soin et à distribuer à toutes les personnes qui y prendront part, l’ordre du jour doit contenir toutes les informations principales. Il doit signaler les heures de début et de fin des travaux, y compris l’ordre et le temps alloué aux interventions. Si celle-ci devait durer plus de deux heures, insérez des pauses pour permettre aux enfants de se reposer. Envisagez également la possibilité d’un apéritif final pour se détendre. N’oubliez pas que l’ordre du jour doit être envoyé à l’avance aux intervenants et à tous les participants, vous pouvez tout au plus le remettre le jour du séminaire avant l’ouverture des travaux.